
DIWAN
DiWAN
Automatically archive, manage and secure all your organization’s files. Metalogix Archive Manager for Files connects to overworked file servers and re-directs documents onto separate, more cost-effective storage tiers, while controlling how long messages are archived in accordance with industry, government and internal regulations. Enable the most flexible and effective way to archive and manage your file systems.
User management
User Management is the module where different users of the system are recorded together with their system roles in the project. Based on this definition system users are only allowed to view the documents that are working on at any time of the project. Only two roles are allowed to view all files and these are the Project Manager and Customer Project Management
Flexible file archiving methods
Set file archiving jobs for pre-determined times. Manage the time of these jobs by specified criteria: for documents of a certain type, those that exceed a certain size and age or documents from particular users. Metalogix Archive Manager for Files also adds various filters to jobs for specific file system archiving options
Indexing
The Indexing Module is where data entry and data verification screens are generated based on the needed indices that are registered in the Documents Setup module. The Indexing module also generates data validation rules on each field based on the same source. In the Indexing module, the scanned images of each document may be displayed next to the data entry screen to extract data from images, verify entered data with real data on images and quality control on the quality of image scanning. With some configurations, Indexing module can be setup to allow for double data entry concept in the case of higher quality levels needed
Manage your digital assets
Manage physical records, born digital and digital copies, and integrate with digital asset management and digital preservation systems to safeguard your digital assets.
System Setup
The system setup module is where all system parameters are configured. Different workflow parameters and data entry parameters are all configured using System Setup module. Standard parameters such as database schema, the path for destination ECM that will be used for uploading the files in the Upload module and others are also configured in System Setup module.
DIWAN - The Archiving Platform


محتويات المنصة
-
الشاشة الرئيسية التي تحتوي معلومات عن الشركة والشعار وجهات الإتصال (Landing Page)
-
شاشة الدخول للنظام (إسم المسنخدم وكلمة السر) وبالتالي المنصة يمكن إستعمالها من قبل أكثر من مستخدم في نفس الوقت، وبالتالي رقم السجل يكون تلقائي ومتسلسل.
-
تبويب يخصص معاملات التي تعود الى سنة محددة – الأرشفة حسب السنة إبتداءا من 2019 الى السنة الحالية، ويعمل النظام في بداية السنة في فتح سنة جديدة تلقائيا.
-
شاشة البحث والتي تتضمن جميع الحقول الضرورية المتوفرة في الكتاب أو المعاملة والبحث في كل السنوات المتوفرة.
-
جدول المعاملات حسب السنة المختارة، ويتضمن أهم المعلومات عن كل كتاب أو معاملة ونوعها (وارد/صادر)/التاريخ.
-
أرقام السجلات حسب السنة ورقم تسلسلي يبدء من 1 الى نهاية أخر كتاب في السنة.
-
تصنيف الكتاب حسب الأهمية والخصوصية.
-
حقظ صورة من مرفقات المعاملة من الكتاب وجميع الأوراق التابعة لها.
-
تصنيف المعاملات حسب الجهة المرسل إليها أو الجهة الوارده.
-
طباعة المعاملة/الكتاب وبياناته وإمكانية التصدير الى إكسل.
-
شاشة للإعدادات حسب الصلاحيات.
-
شاشة متخصصة لإضافة المستخدمين مع صلاحيات التعديل والطياعة.
-
تحديد الدخول الى النظام حيب اليوم والساعة.
-
سجل متابعة النشاطات على المنصىة يوضح التعديلات التي تمت ومن قام بهذه التعديلات بالوقت والتاريخ .